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Elaboración del ARA a partir del Problema Raíz

Inicio

El primer paso es descubrir el problema raíz o fundamental que tenemos ante nosotros. Para ello utilizaremos la nube disipante como herramienta que nos permitirá el descubrimiento, ya que buscamos un problema que sea causa de muchos o la mayoría de los efectos indeseables que enfrentamos.

Para iniciar el proceso, primero veamos las clases de conflictos que pueden presentarse. Podemos tener conflictos con la "reglas" del sistema - o sea, con las políticas y procedimientos establecidos en la organización. También, podemos tener problemas personales o problemas de liderazgo - o sea, conflictos individuales sobre cómo atender una situación. Por último, podemos tener conflictos entre las diversas funciones o departamentos, e inclusive entre personas de esos departamentos, que en algunos casos pueden ser conflictos crónicos.

Ahora que entendemos las clases de conflictos, iniciamos el proceso elaborando una lista de Efectos Indeseables que podemos identificar y que se presentan en nuestra organización. Una vez que tenemos la lista de Efectos Indeseables, que llamaremos EIDES, hacemos una revisión de los mismos y seleccionamos TRES de ellos que sean diferentes entre si. Por ejemplo, desde el lado de producción podríamos tener un EIDE que refleje que nos resulta imposible cumplir con el plan de producción; del lado de ventas, podríamos tener un EIDE que refleje que no contamos con los productos necesarios para satisfacer los pedidos a tiempo; y del lado de compras y suministros, podríamos tener un EIDE que refleje que tenemos cantidades en inventario que no encuentran salida a producción.

Plantillas

Presentemos la ilustración gráfica de la nube como una plantilla.

Utilizando esta plantilla, para cada uno de los tres EIDEs seleccionados de nuestra lista, procedemos a construir las tres nubes. Cada EIDE corresponde al prerrequisito D y el efecto contrario a dicho EIDE corresponde al prerrequisito D'. Estos dos prerrequisitos deben estar en conflicto ya que D' es lo contrario a D y no podemos tener una torta y comérnosla. Veamos. El EIDE de producción era "resulta imposible cumplir con el plan de producción", lo cual significa que el efecto deseable podría ser: "Tenemos que cumplir con el plan de producción", y que el efecto indeseable podría redefinirse a: "No tenemos que cumplir con el plan de producción".

Luego, procedemos a llenar las necesidades de cada nube. La pregunta que nos hacemos es ¿por qué quiero que D' sea un efecto? Comenzamos con el efecto deseable porque es más sencillo identificar la necesidad que dicho prerrequisito protege. O sea que, si "tenemos que cumplir con el plan de producción" es porque... Bueno, estoy seguro que usted puede identificar qué es lo que protege el cumplir con el plan de producción. Para efectos de nuestro ejemplo, digamos que es importante cumplir con el plan de producción para poder garantizar que los productos necesarios se encuentren disponibles a tiempo para ventas.

La identificación de la necesidad B es un poco más difícil. Encontrar la necesidad que se protege con un efecto indeseable no es muy claro, pero por algo tenemos ese efecto indeseable en nuestra organización - hay un motivo por el cual se suscita ese EIDE - si no, no existiera. Por ejemplo, utilizando el mismo EIDE de producción, podría ser que no tenemos que cumplir con el plan ya que es importante contar con un proceso muy flexible en producción. ¿Puede apreciar esto?

Finalmente, tomamos cada necesidad B y C, en cada una de las nubes, para establecer el objetivo que tratamos de satisfacer con ambas necesidades. O sea que, será un objetivo común que perseguimos con ambas necesidades. En nuestro ejemplo de producción, podría ser "Contar con excelente proceso de producción", pero estoy seguro que en su empresa usted podrá definirlo mejor.

Una vez que tenemos las tres nubes, estamos listos para empezar a identificar el problema medular o conflicto raíz que se descubre con esas nubes.

Conflicto Raíz

Ahora tomamos los tres EIDEs, tal como los hemos redefinidos en cada nube - o sea, las tres cajas D de prerrequisitos. Utilizamos un poco de intuición y nuestra sapiencia para, comparando los tres EIDEs o definiciones de prerrequisitos de las cajas D, definir un D genérico. La forma de probar que nuestro D genérico es aceptable, es que cada uno de los D sea un ejemplo específico de dicho D genérico. Así de sencillo.

Hacemos lo mismo, ahora con D' y definimos un D' genérico, el cual comparamos luego con el D genérico para comprobar que ambos reflejen un conflicto entre ellos. Procedemos luego a hacer exactamente lo mismo con los objetivos A, para determinar un Objetivo común para las tres nubes y que pasa a ser el Objetivo A de nuestra nube genérica.

Finalmente, procedemos igual para las necesidades B y C, encontrando las necesidades genéricas y completando nuestra nube genérica, la cual es la nube del conflicto raíz existente en la empresa.

Esta nube puede servirnos para obtener consenso sobre el verdadero problema y a veces es suficiente para resolver el conflicto. Pero, hay casos en que existe falta de consenso o seguridad en la calidad del análisis que hemos desarrollado para llegar a la identificación del conflicto raíz. En estos casos es importante recurrir al ARA para verificar todas las causalidades que conducen al problema fundamental y que explicaremos partiendo de la nube genérica que ya hemos elaborado.

Elaboración del ARA

Una vez que tenemos nuestra nube del conflicto genérico, tenemos el objetivo, las necesidades y los prerrequisitos conflictivos, podemos comenzar a construir nuestro Árbol de Realidad Actual (ARA). Para ello, giramos nuestra nube 90º en contra del sentido de las agujas de un reloj (o sea, de la izquierda hacia abajo) y con ello tenemos el inicio de nuestro ARA. Veamos.

Ahora ya tenemos el inicio del ARA. Procedemos entonces a revisar las flechas con la pregunta "¿por qué?". veamos un ejemplo para la flecha que conecta a A con B. Si la empresa quiere ser una empresa rentable y competitiva, entonces debe aumentar el ingreso por las ventas, porque la diferencia entre el ingreso y los costos corresponde a las utilidades. También, porque el aumento en ingresos por ventas nos permite lograr una mayor participación del mercado como reflejo de ser más competitivos. Nuevamente, este es un ejemplo simplificado y estoy seguro que usted puede reflejar mejor para su empresa.

Una vez que incluimos todos los justificativos que responden a cada una de las flechas, tanto las iniciales entre A y B, A y C, B y D, C y D', procedemos a concentrarnos en el conflicto entre D y D'. En este caso del ejemplo, a cualquier empresa le encantaría tener la menor inversión posible en inventarios, pero tenemos que aceptar mantener grandes niveles de inventarios, lo cual crea grandes presiones internas en el sistema porque no podemos tener ambas cosas a la vez. Entonces debemos identificar los supuestos que están detrás de querer tener menos inventarios pero tener que aceptar grandes inventarios. Uno de tales supuestos, que típicamente encontramos en las empresas, corresponde a la creencia que debe existir un modelo matemático que justifique la inversión en modelos computarizados que buscan optimizar el nivel de inventarios que permita abastecer la demanda y hacerlo al menor costo posible. Es como aceptar que debe existir un equilibrio entre el nivel de inventarios y los costos. Para ello existen otros supuestos que apoyan esa creencia, como el supuesto que podemos predecir la demanda con suficiente tiempo y con bastante exactitud para que el modelo funcione - aspecto muy difícil de sustentar. Otro supuesto característico es que conocemos el verdadero costo del producto que manejamos en existencias y todos los costos asociados con el manejo y mantenimiento de los inventarios - lo cual es fácilmente demostrable que no es cierto bajo el tradicional sistema de contabilidad de costos.

La identificación de los supuestos o creencias que nos sostienen dentro del conflicto, nos proporcionan la "dirección de la solución del conflicto". Fijémonos bien en que hemos puesto "dirección de la solución" entre comillas, pues estos supuestos o creencias solamente nos indican por dónde puede estar la solución y no nos arrojan la solución misma. Para encontrar la solución, tenemos que invalidar dichos supuestos y esto lo hacemos por medio de "inyecciones" con las cuales podemos invalidar esos supuestos y obtener las prioridades, con lo cual vamos a identificar los procedimientos y políticas que debemos revisar bien para solucionar el conflicto.

Una de las mayores contribuciones de las herramientas del Proceso de Pensamiento de la TOC, es que no aceptamos como solución el compromiso entre los dos extremos del conflicto. Esto quiere decir que no aceptamos que una solución de optimización matemática fundamentada en las creencias y supuestos del conflicto sea suficiente aunque se considere necesaria. Al final de cuentas, vivir con el conflicto es lo que nos impide superar el desempeño y poder ser más competitivos y más rentables.

Augusta Management & Systems le ofrece colaborar con su empresa en la elaboración de su propio ARA, como parte de nuestros servicios de asesoría o como parte de nuestros servicios de educación y capacitación. Para lograr el mayor beneficio es conveniente que dicho taller se desarrolle en forma práctica, exclusivamente para su empresa, con el involucramiento de su personal, ya que los talleres abstractos son menos efectivos. 

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