Presione aquí para regresar a la página

Síntomas en Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos con Cadena Crítica

Si su negocio muestra síntomas de . . .

• Mayores gastos que los presupuestados
• Fallas en cumplir especificaciones o alcances
• Demasiado tiempo para ejecutar y completar
• Caos en atender las actividades
• Frecuentes trabajos fuera de horas normales
• Rehusarse a considerar nuevos proyectos

...entonces, es muy probable que su restricción esté en la forma que gestiona sus proyectos.

Típicamente, los proyectos se gestionan enfocándose en la entrega o finalización de las tareas que componen el proyecto, con la creencia razonable que si las tareas se finalizan a tiempo entonces todo el proyecto se finalizará a tiempo.

Pero, muy frecuentemente, la gestión de proyectos se torna caótica, provocando grandes presiones por finalizar las tareas a tiempo, con replanificaciones frecuentes por los atrasos acumulados. Aparentemente, en muchos casos y por múltiples razones, la estrategia de focalización en la finalización de las tareas no parece ser efectiva.

Estancamiento entre Parkinson y Murphy

La Ley de Parkinson es lo que también se conoce como el Síndrome del Estudiante. El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización. O sea, que si nos proporcionan 15 días para llevar a cabo una tarea, es casi seguro que la trataremos de hacer en esos 15 días. Si la tarea realmente se puede hacer en 3 días, haremos todo lo posible por comenzarla en el día doce para finalizarla en el día quince.

La Ley de Murphy originalmente establecía que: "Si hay dos o más formas de hacer algo, y una de esas formas puede resultar en una catástrofe, entonces alguien lo hará". Luego se ha transformado a la interpretación que si algo puede salir mal, saldrá mal. En la Gestión de Restricciones, Murphy significa que en todo lo que hacemos estamos sujetos a perturbaciones y que estás perturbaciones ocurrirán. O sea, que si contamos con 15 días para hacer una tarea que realmente nos toma 3 días ejecutar, estamos expuestos a que las perturbaciones nos obliguen a tomarnos más tiempo para ejecutarla.

Por ello es que al hablar de proyectos, típicamente encontramos conflictos entre dos aspectos del sistema que requieren consideración y apoyo. Este dilema lo podemos ilustrar de la siguiente forma:

Muy frecuentemente, este conflicto de "seguridad" se atiende con la gestión de riesgos que procura establecer un compromiso ("optimización") del conflicto. Por ejemplo, recortemos un poco del "colchón de seguridad" de una actividad, arriesguemos un poco la finalización a tiempo, pero adicionemos un poco más del "colchón de seguridad" en otra actividad y extendamos el tiempo del proyecto un poco más. Este tipo de compromisos es inaceptable y jamás garantiza el éxito del proyecto.

En cualquier caso, la mayoría de los planes de proyectos toman estos compromisos negociados para la estimación de las duraciones de las tareas y las fijan en el calendario, estableciendo las fechas de cumplimiento para los diversos recursos. Inmediatamente que establecemos las fechas de finalización, entra en juego Parkinson, donde cada recurso establece su expansión del trabajo para satisfacer el tiempo permitido, por lo que difícilmente se podrá cumplir con el compromiso de todo el proyecto.

Lo anterior lo hemos establecido para un proyecto. Ahora imagínese cuando estamos considerando múltiples proyectos que se desarrollan en forma simultanea compartiendo recursos entre ellos. No es de sorprenderse que en buena parte de los proyectos se incorporan capataces que deben estar vigilando cada actividad y elevan los conflictos cuando un recurso es requerido en varios proyectos importantes.

Cadena Crítica y Gestión de Amortiguadores

Esta solución es considerada el mayor aporte a la gestión de proyectos desde que se introdujo el PERT hace más de medio siglo. Al eliminar los "colchones de seguridad" que se incluyen en todas las actividades y colocar un "colchón de seguridad" para todo el proyecto, y algunos adicionales donde es realmente necesario, se reduce significativamente el tamaño del colchón de seguridad, los proyectos se planifican a menos de la mitad del tiempo que tradicionalmente requerían, los proyectos se finalizan a tiempo y los costos se reducen significativamente.

Presione aquí para regresar a la página